Gestion des factures impayées : mode d’emploi

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Une entreprise peut être confrontée à des factures impayées. Diverses procédures peuvent être mises en place : recours amiables et procédures judiciaires. Il peut également être utile de réfléchir à des moyens de prévention. Nous vous expliquons.

Gestion des factures impayés : le recours amiable

En tout premier lieu, il vous faut impérativement suivre vos règlements : lorsque vous constatez qu’une facture a dépassé le délai de paiement initialement prévu, il faut réagir promptement.

Tableau d’aide à la gestion des factures impayées

Réalisez un tableau par facture impayée, voici un exemple :

Mode d’emploi de la gestion des factures impayées

N’hésitez pas à passer un premier coup de fil à votre client, dans les jours qui suivent le dépassement de délai, il a pu tout simplement oublier ou être en difficulté exceptionnelle. Voyez alors, s’il est possible de rallonger ce délai ou de prévoir un échelonnement du paiement. Quoi que vous décidiez, pensez à formaliser ceci par un écrit (mail ou courrier simple).

Si malgré cette première relance téléphonique, vous n’avez toujours pas reçu votre règlement, contactez à nouveau votre client, 4 à 5 jours après et informez-le des suites possibles, en cas de nouveau refus de payer de sa part.

10 jours après le dépassement du délai de paiement indiqué sur la facture, adressez à votre client une lettre de relance, accompagnée de la facture impayée. Un envoi en “courrier suivi” est suffisant. Pensez simplement à coller le n° de suivi remis par la poste, sur votre courrier.

Si votre courrier est resté sans suite, il faut envoyer une lettre de mise en demeure de payer (recommandé avec AR). C’est un courrier à valeur juridique probante qui constate le défaut de règlement qui vous est dû. La date du courrier est, par ailleurs, celle qui détermine le calcul des intérêts de retard.

Factures impayées : les recours judiciaires

Si les précédentes relances ne vous ont pas permis de récupérer votre dû, vous devez saisir, soit un huissier de justice, soit un juge.

Saisie d’un huissier de justice

Une procédure simplifiée s’applique pour les créances inférieures à 5 000 € (code des procédures civiles d’exécution article L125-1 et R 125-1 et suivants). La personne à contacter est un huissier de justice.

Saisie d’un juge

Si le client refuse cette procédure simplifiée, il devient alors obligatoire de saisir un juge.

factures impayées : les mesures de prévention

Si vous travaillez avec des clients professionnels, renseignez-vous avant de formaliser un contrat.

Faites des vérifications

Si votre clientèle professionnelle est locale, votre réseau peut connaître, ou avoir travaillé avec vos futurs clients.

Vous pouvez également vérifier si l’entreprise n’est pas en liquidation sur l’un des sites de l’INSEE.

La prévention

Vous pouvez également prévoir le versement d’acompte(s) à la signature de chaque devis.

Un autre moyen efficace est de mettre en place des prélèvements pour chaque facture émise.

Concernant les clients particuliers, privilégiez le paiement par CB ou en espèces. Le chèque ne vous permet malheureusement pas de vérifier immédiatement, si le paiement est honoré.

Pour les prestations à distance, il est également possible de prévoir un paiement en ligne. Il existe des liens sécurisés que vous pouvez envoyer par e-mail ou SMS à vos clients, leur permettant de payer par carte bancaire. Vous pouvez vous renseigner auprès de votre banque sur ces nouvelles possibilités.

L’expertise d’un cabinet d’expert-comptable est une aide précieuse lors du constat de litiges. N’hésitez-pas à les contacter dès que vous avez connaissance d’un retard de paiement.

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