Depuis quelques années, les logiciels de caisse doivent répondre à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale. Nous faisons le point.
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié ?
Un logiciel de caisse n’est ni plus ni moins qu’une caisse enregistreuse numérique. C’est un outil qui permet d’enregistrer quotidiennement des ventes de marchandises ou de services et leur paiement. Les caisses connectées ont l’avantage de pouvoir être couplées à votre système de gestion comptable. Un import peut être prévu de manière automatique.
Dans le but de lutter contre la fraude à la TVA, le gouvernement a prévu de renforcer la sécurisation des données des logiciels de caisse utilisés. Cette obligation est en place depuis 2018. Un logiciel de caisse certifié assure l’inaltérabilité, la sécurisation et la conservation des données.
Tous les entrepreneurs assujettis à la TVA réalisant des opérations avec des particuliers.
Si vous utilisez un logiciel multifonction, seules les fonctions caisse enregistreuse et encaissement sont concernées par cette certification. Depuis le mois de mai 2021, « les logiciels ou systèmes de caisse disposant d’un traitement par batch quotidien sont désormais soumis à l’obligation de sécurisation prévue par l’article 286 du code général des impôts ».
Comment choisir votre logiciel de caisse ?
Il faut avant toute chose que votre logiciel de caisse soit intuitif, simple à prendre en main. Les fonctionnalités qu’il propose doivent correspondre à votre activité. Plusieurs éditeurs sur le marché proposent des solutions adaptées au mode de l’automobile. N ‘hésitez pas à demander plusieurs devis et démonstrations avant de faire votre choix.
Il est également intéressant que l’outil vous permette d’analyser votre activité, certains donnent accès au bilan quotidien de vos recettes, à l’élaboration de gammes produits par catégorie voire même de la gestion de stocks.
Conseils : avant de faire vos recherches, listez vos différents besoins, vos problématiques actuelles, les faiblesses en lien avec votre activité et les améliorations que vous souhaitez.
Point sur les caisses sécurisées
En fonction du lieu d’implantation géographique de votre activité, il peut être intéressant de prévenir les vols, de sécuriser votre caisse et votre personnel. Il existe des systèmes de monnayeurs automatiques.
Les caisses sécurisées sont équipées de plusieurs serrures, d’un système de fixation au sol ou sur votre comptoir.
Vous et vos employés ne manipulez plus l’argent sous forme d’espèces. En effet, le client insère les pièces et les billets et l’automate rend la monnaie. Cet appareil contrôle la fausse monnaie, et assure la fiabilité des transactions. Et en plus, vous supprimez les erreurs de caisse. Ces caisses sont généralement compatibles avec les logiciels de comptabilité.
Si vous optez pour un tel équipement, vérifiez qu’il soit certifié par la banque Européenne.
Si vous envisagez de changer votre système de gestion comptable, sachez que notre cabinet d’expertise comptable 100 % en ligne, spécialisé dans le secteur de l’automobile, peut mettre à votre disposition gratuitement un logiciel vous permettant de respecter les dispositions réglementaires fiscales. Contactez-nous afin de voir quel type de logiciel de caisse est compatible avec notre système.
